中小企业员工手册编制“四步法”
“员工手册”，复杂地说就是可以让员工快速了解公司并能规范员工日常行为的小册子，它有两项基本功用：一是使刚进入公司的“准员工”可以快速了解公司的历史、文明、运作形式、员工管理政策、日常行为规范等，快速生长为公司的“合格员工”；二是规范员工的日常行为，强化行业或公司的特殊要求，提升公司全体的运作效率。
关于中小企业来说，假设可以有效地发扬“员工手册”的成效，一方面可以缩减培训本钱与员工管理本钱，另一方面还可以促使员工降低任务失误率与事故率，从而提高员工的任务效率与效果。“员工手册”的编制往往需求以明晰的企业文明和规范的人力资源管理体系为基础，而目前我国大局部中小企业的企业文明还处在混沌形状，人力资源管理体系也还不够规范，在这种状况下，中小企业该如何编制既适宜自身又不失操作性的“员工手册”呢？笔者依据多年的咨询实际阅历，针对性地提出了编制员工手册的“四步法”。
第一步：定框架
“定框架”，即确定“员工手册”内容的基本框架。普通来说，一套完整的员工手册其基本框架应该包括五个局部：第一局部是“写在前面的话”，第二局部是“公司概述”，第三局部是“行为规范”和“特殊的职业要求”，第四局部是“员工管理制度”，第五局部是“附则”。对中小企业来说，异样可以直接将这个基本架构作为员工手册的主要内容，然后，在这一主框架的基础上，确定相应的次级框架。
用好“写在前面的话”
这局部的内容通常是以公司的最高行政长官名义签发，其主要目的是“欢迎员工并激起员工学习手册的热情”，因此，其次级框架通常包括以下几个方面：（1）欢迎词；（2）员工可经过员工手册取得什么；（3）祝语与希望；（4）签名。最近两年，中小企业在编制员工手册的时分，虽然在结构上都会包括这一局部，但在次级框架确定时却经常出现偏向，往往把“总则”作为次级框架的一个项目。例如，一家有员
工 800多人的不锈钢架制造企业，其“写在前面的话”的次级框架的项目在包括“欢迎词”之外，还包括有“本手册的编写目的，本手册的指点思想、顺应范围以及希望员工遵守手册”等项目。以这样“写在前面的话”开篇的员工手册小气式上说不三不四，从效果上说会使员工发生反感，影响其对员工手册的学习效果和进一步的内化、执行。因此，建议中小企业在编写员工手册时，严厉依照“欢迎词、学习员工手册的收获、祝语与希望及签名”的次级框架停止编写。
灵敏运用“公司概述”
“公司概述”局部的目的就是让员工快速了解公司、快速融入公司。这局部的次级框架通常包括以下几个方面：（1）公司的价值观；（2）公司的战略目的；（3）公司业务概略引见；（4）公司的组织架构；（5）公司的开展历史；（6）公司的企业文明等项目。
大型企业的员工手册都十分注重这局部的内容，但是，许多中小企业却往往无视这一局部。笔者诊断过的中小企业中有近 60%的员工手漂浮有这局部外容，招致这一现象出现的基本缘由是许多中小企业基本就没有明白的价值观、开展目的等，也没无看法到这局部外容对新进员工了解公司、融入公司所起的作用，以及这局部外容关于树立公司笼统的重要意义。因此，建议中小企业务必将“公司概述”作为员工手册主框架的一项重要内容，但在确定这个主项目的次级框架时，可以依据企业的实践状况灵敏处置，假设公司目前尚没有明白的价值观或开展战略目的，也没有提炼出明白的企业文明，那么暂时可以将“公司业务引见、开展历史及组织架构等”作为“公司概述”的次级框架，同时，要着手明白公司的价值观、战略目的等，适时地提炼出自己的企业文明。
明白“行为规范”和“特殊的职业要求”
经过对行为规范或特殊的职业要求的学习和了解，可以提升公司员工全体的职业素养，进而提升员工的任务效率与业绩。这局部的次级框架通常包括以下内容：（1）公司日常行为规范；（2）公司
日常任务中的行为规范；（3）对外业务交往中的行为规范；（4）行业特殊职业要求（例如食品行业对卫生行为的要求等）。目前，局部行业的中小企业比拟注重这局部外容，例如酒店行业、连锁专卖行业、保险行业等，但许多制造企业对这局部却注重缺乏。因此，建议中小企业在编制员工手册时，不要思索自身属于什么样的行业、不论目前具有不具有相关的制度，都要将这局部作为员工手册主框架的一项主要项目，目前没有相关制度的公司务必马上组织相关人员停止编制，由于，缺少这局部的员工手册对员工行为的引导作用将大大削弱。
重点制定“员工管理制度”
这局部是目前中小企业的员工手册中最注重的局部，经过这局部外容，企业可以让员工充沛了解相关制度与要求，进一步规范员工行为、降低员工管理本钱。因此，这局部外容应该触及从员工聘用到离任的一系列员工管理制度，其次级框架应该包括以下主要内容：（1）聘用与离任（入职培训、试用、人事关系、离任管理等）；（2）任务时间（正常下班时间、出勤、加班等）；（3）报酬与福利；（4）休假；（5）员工培训与开展；（6）奖惩制度及其它。不过，实践状况中，许多中小企业员工手册这局部的次级框架，往往仅仅包括强调对员工约束的局部，如考勤、加班、奖惩等，而疏忽员工最关心的、与员工开展和福利相关的内容。例如，一家办公家具制造企业员工手册的“员工管理制度”局部，仅包括了休息合同、考勤与加班、奖惩与报酬、调动（包括入职、外部调度与离任）几个局部，疏忽了休假、员工提升与开展等员工十分关心的局部。其实，员工只要在看到团体的开展与收获时，才有能够依据任务要求停止自我约束，才有能够全身心肠投入任务，完全依托高压政策来控制员工行为的制度是缺乏人文关心的，注定要付出更高的管理本钱。因此，建议中小企业在确定这局部的次级框架时，一定要将员工的提升与开展、员工福利等外容包括出来。
不容无视的“附则”
这局部比
较复杂，主要是对一些未尽条款的补充说明，包括本手册的有效性、本手册的解释权、本手册的修订、未尽事宜的参照方法、保密准绳、员工签收确认函等。中小企业在确定这局部外容时，经常无视“员工签收确认表”这局部，但是，员工签收是保证员工手册合法及有效落实的一项重要措施，同时也是企业曾经将相关政策告知员工的一项书面证明，因此，建议中小企业在确定“附则”的次级框架时务必将员工签收确认函作为一个子项目。
第二步：填内容
在确定了员工手册的基本框架及次级框架后，下一步就是对照详细的框架，填写内容。完成这项任务时，企业人力资源部要经过与相关部门的充沛沟通，来调渡ㄎ并挥相关部门的专业性，与其共同完成员工手册内容的草拟。其中，“写在前面的话”的内容可以由人力资源部编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，也可以由总裁办编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，详细由公司的权限特征与董事长或总经理的管理作风确定；“公司概述”局部，通常交由担任对外笼统宣传的部门担任，普通由市场部、企管部或行政部草拟；“行为规范”、“特殊职业要求”和“员工管理制度”及“附则”，普通由人力资源部草拟，但人力资源部可以协调相关部门提供相应的制度文本与要求。填写完成整个员工手册后，人力资源部对整个手册的内容停止仔细审核，有疑问或错误的中央，及时与相关部门或责任人沟通确认。
在这一环节中，中小企业最容易、也最常犯的错误就是“闭门造车”，人力资源部独自完成员工手册一切内容的编写任务，并直接交总经理或董事长审批后发行，结果往往出现相关部门拿着员工手册找总经理赞扬的现象。因此，建议中小企业在完成“填内容”这项任务时，切忌闭门造车，一个部门独自完成一切任务，一定要与相关部门和人员停止充沛的沟通，一方面是要发扬他们的积极性与专业性，另一方面，也要让他们取得参与感与共同完成这项义务的成就感。
第三步：审言语
企业
在编写员工手册时，在言语方面通常会遇到以下效果：
言语作风过火苛刻
例如一家制衣企业员工手册的“写在前面的话”写道，“欢迎你参与成为我们的一员”“员工手册就是一部法律手册，你必需严厉遵守手册的每项条款，否决将会收到对应的处分，严重者直接解雇”。这样的言辞清楚地暴露了对员工的不尊重，肯定招致员工的反感甚至友好，又何谈何乐不为地遵照执行呢。
表述拖沓，不易了解
例如一家不锈钢网架制造企业员工手册中这样写道，“下班前酗酒影响任务、任务时间酗酒、阻碍公司正常任务次第、阻碍公司正常消费次第、阻碍正常生活次第及其他有碍于公司保安任务的员工，将被制止下班”……
项目之间缺乏条理性或逻辑性
例如一家酒店员工手册的“行为规范”局部这样写道，“3.1员工必需恪失职守，令行制止，不谋私利，努力任务，勤劳上进，培育廉洁自律、友爱勾搭、互谅互助的团队肉体。3.2 员工应热爱公司，珍惜公司的笼统和荣誉，不得……3.3员工应严厉遵守公司制定的各项规章制度，如有违犯将……3.4 任务时间不准擅离岗位、串岗闲谈、戏耍、做私活、办私事、会亲友、打公家电话…… 3.5 员工应该听从指导听指挥，不得……3.6 倡议肉体文明，讲礼貌……3.7 员工应坚持任务区域，设备、仪器和工具箱柜的整洁完整……”这几条“行为规范”之间看不出任何的逻辑线索，而且有些条款还存在一定的重复。
因此，建议中小企业在完成“填内容”局部时，一定要从以下几个方面对员工手册停止言语的审核：
（1）从言语作风上，审核员工手册能否与公司倡议的企业文明相吻合，通常来说，“写在前面的话”的局部，应该保证言语作风的轻松并充溢感情，“公司概述”局部，应保证言语作风的激昂与客观，对“行为规范”“特殊的职业要求”和“员工管理制度” 及附则局部，应保证言语作风的客观、严谨；
（2）从用词与表述的方式上，审核员工手册的表述
能否繁复流利，能否易懂易记，去掉多余的表述，防止过多的长句；
（3）从全体的逻辑性与条理性上，审核员工手册每项内容之间的条理性，以及各项内容之间表述的逻辑性。
第四步：审合法
在完成言语审核后，下一步的重要任务就是审核员工手册内容的合法性。审核员工手册的合法性通常从以下几个方面展开：
内容上能否与国度的相关法律相抵触
《休息合同法》明白规则：“用人单位应当依法树立和完善休息规章制度，保证休息者享有休息权益、实行休息义务。”但是，目前我国许多中小企业往往无视对相关法律的注重，而是强迫推行公司的相关规则，这样做会存在较大的法律风险。因此，中小企业在制定员工手册时，必需充沛思索相关法律条款，有条件的企业最好将员工手册交公司外部担任法务的人员或外部法律顾问审核。
相关制度的制定顺序能否合法
《休息合同法》明白规则：“用人单位在制定、修正或许决议有关休息报酬、任务时间、休息休假、休息平安卫生、保险福利、职工培训、休息纪律以及休息定额管理等直接触及休息者切身利益的规章制度或许严重事项时，应当经职工代表大会或许全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或许职工代表对等协商确定。”此前，我国的中小企业出台相关制度的顺序大局部都不契合相关法律的规则，因此，建议中小企业以后在制定员工手册及相关制度时，必需依照相关顺序执行，并在每个阶段做好相关的文本记载并保管，做到有据可查，防止由于顺序的不合法而承当不用要的风险。
员工手册发布途径能否合法
《休息合同法》明白规则：“用人单位应当将直接触及休息者切身利益的规章制度和严重事项决议公示，或许告知休息者。”目前，中小企业在这方面做得仍存在许多遗漏，经常出现员工遭到相关惩罚时说公司没有告知其相关制度的现象，出现这种现象有两方面的缘由：一方面能够是公司确实没有告知或公示给员工，另一方面能够公司确实告知过员工
但员工在故意耍赖。但即使是员工在故意耍赖，由于公司不能证明告知过员工，也会在仲裁或法院辩护中败诉。因此，建议中小企业在系统地完成员工手册的编制与审核后、正式发布之前，应采取会议传达、文件传阅、问卷调查等方式，使员工熟习员工手册的详细内容，并提出团体意见，在向员工发放最终版本的员工手册时，一定要让员工填写《签收确认函》，企业一定要保管好相关的记载、意见和《签收确认函》等。
对中小企业来说，一个成熟、有效的员工手册是一项“投入一分，收益十分”的人力资源管理措施，因此，希望本文的“一定框架”、“二填内容”“三审言语”“四审合法”的“四步法”可以协助中小企业编制出一套相对合理有效的员工手册，并希望中小企业可以经过签收确认、集中培训、集中测试、奖惩、活期培训、不活期反省等措施，将员工手册的内容真正内化为员工的行为习气，从而提高员工的职业素养与任务效率，使员工成为企业的合格员工。