中小企业信息化如何为软件买单?
软件是企业信息化中不可缺少的组成局部，但如何选择软件却是一件比拟顺手的事情。有的企业采取“拿来主义”，购置商品软件，甚至不惜重金购置“洋”软件，但大少数都因“水土不服”而难奏实效；有的企业坚持独立自主、自给自足，但结果是耗时耗力，不经济，而且开发水平与实践要求有较大差距。那么，终究如何以较少的本钱获取适宜的软件?
哈尔滨汇丰实业开展有限公司在软件开发和引进上，也曾有过误区，他们阅历了从自主开发到引入商业软件的进程，最后找到了两者搅缒最佳方案。
案例
写好“软件”这一笔
——汇丰实业”的一张答卷
哈尔滨市汇丰实业开展有限公司成立于1994年9月，是商贸型企业，公司下设多个品牌运营部，曾先后代理国际、国际众多知名品牌商品，如高露洁、强生、雅芳等。由于公司经销商品种类达5000余种，客户超千家，因此，物流与信息流的管理迫在眉睫。
于是，“汇丰”把网络信息化的树立作为重点项目之一，投入了少量的资金和物力，树立了高科技的网络管理，培育了一批科技人才。经过立足于全方位的运营管理，将不时运动的信息流、方案流、物流和资金流加以有效地整合，从而到达合理应用企业资源，降低库存，增加资金占用，增强企业应变才干，提高公司市场竞争力，完成股东利益最大化的目的，使之由阅历管理进入到迷信管理。
汇丰公司在信息化树立上阅历了几个阶段，并在实施进程中总结了一些阅历。特别是在软件开发和引进上，经过两次调整才最终找到与企业“粘合”的最佳点，使软件更新与企业开展同步，让信息化发扬了最大的效能。
自行开发 随心所欲
公司成立后，决策层看法到只要不时提高销售管理水平，抢占更多的市场份额，公司才干赢得生活开展的空间。因此，增强自身的管理、应用现代化的计算机管理工具对销售运营任务停止管理是十分必要的。由于事先国际商业软件还不成熟动摇，价钱贵，形式也少，另外也未必可以适
合“汇丰”。而公司自身也存在运用水平相对较低的效果。于是公司财务部牵头自行设计、编辑了批发环节的“商业企业进销存零坚实件”，并置办设备，在公司树立了局域网络，调试后于1994年正式运转。可以说，非专业企业自行开发的软件虽然并不成熟，但这种尝试事先在全国也算得上首家，而且自行开发浪费了一大笔资金。
自编的商品进销存零坚实件经过屡次调试和完善不只能对公司的推销、销售、收款、库存等环节停止延续跟踪管理，还可依据不同的需求生成统计报表，从而协助管理人员对公司少量的静态数据和信息停止及时、准确的剖析和处置，为公司决策层提供了牢靠的决策依据，并使财务人员、统计核算人员从繁重的数字统计、本钱核算任务中摆脱出来，在减轻任务量的同时，也大大增加了人为的错误，保证了信息的准确性，准确地管理库房商品的进、销、存等业务，堵住了管理破绽。更重要的是公司的这种先进的管理思想成功地应战了传统的管理思想方式，从而推进并引发了公司在商业管理方式上的革新，为公司完成现代化商业管理奠定了基础。
随着企业的开展，1997年10月， “汇丰”所属批发店系统——惠鸿百货店停业，这使信息化系统的实施全线扩展，公司自行设计、编制的批发系统的商品进销存管理系统也随之扩展到一切批发分店，并逐渐构成了系统网络。该网络系统针对公司批发体系的特点，融合了公司对连锁分店运营的管理思想、销售终端的业务阅历，恰外地运用了计算机技术，特别是计算机网络和数据库技术。新系统树立了系统管理、基本资料管理、推销管理、销售管理、存货管理等子系统。其中系统管理中包括的网络效劳功用可支出从复杂的局域网络管理到广域网络管理，完成了汇丰公司各分店内局域网衔接收理和公司物流配送中心对所属的百家超市、亚帝女士用品护理店及惠鸿百货等批发分店的远程管理。
进销存管理网络系统的运用，初步完成了集中迷信推销，降低了本钱，数据信息交接及时，使公司随时掌握商机，完善
了对批发环节的管理，对各分店的销售运营活动基本到达事前方案、事中控制和预先反应，加快了资金的运用效率。
片面引进 事半功倍
我国加出生界贸易组织之后，流通业将遭到严重的冲击，作为商贸型企业，“汇丰”除了向广州和上海停止跨行业范围的投资外，对现有批、零规模也停止了调整，并将提高管理水平、浪费运营本钱、提高企业的市场应变才干列为公司优化运营管理的重中之重。但在向上的开展中，公司看法到一个效果，那就是为本公司开展奠定了基础且积聚了珍贵阅历的自行设计开发的管理软件已不能再顺应企业向更高目的开展的要求，而重新开发的本钱又过高，可以选择片面引进比拟成型的先进软件。于是，2001年，公司采用了用友U8商业性软件中的财务系统与购销存系统，两个模块无机地结合为一体化运用。由于公司的管理形式、组织机构、业务流程、业务管理岗位设志稆本与用友U8软件运用到达深度结合，用友U8系统的功用很快在“汇丰”的管理中发扬持髯用。
1．完成信誉控制，强化应收管理
由于公司客户多、品牌多、部门多，前期构成的应收账款总额难以控制，给公司带来了很大的营销风险。零坚实件经过对一切客户停止信誉额的设置与控制，防止了人为的要素，增强了应收账款的管理，保证了公司资金的安康运作。同时经过即时的应收账款龄剖析，回款、欠款等统计剖析，不只根绝了呆死账的发作，还合理预测了资金流入。
2．充沛发扬财务会计和管理会计的职能
财务会计主要完成公司的财务核算，月末结账后即可提供片面的会计信息，不只准确而且及时。总账系统还能提供员工、部门、客户、供应商、项目、商品等专项核算和考核，管理者在业务处置的进程中，可随时查询包括未记账凭证在内的一切账表，充沛满足公司部门经理和总经理对信息及时性的要求。
管理会计则灵敏运用多种方法，经过报表工具和财务剖析系统，搜集整理各种信息，对财务数据进一步加工，围绕本钱、利润、资本三个中心，剖析
过去、控制如今、规划未来，为公司管理层提供决策依据。
3．购销存系统管理愈加细化
推销管理依据在库商品的周转状况，合理、迷信地制定商品推销方案，促使各部门把住进货关，不只增加自觉进货，根绝存货积压，而且保证滞销商品不缺货、不时档。
销售管理不只小气案上反映事先的完成状况，而且从客户渠道、商品类别、销售网络、品牌、业务员、部门等多方位来停止核算与剖析，使公司的销售管理又上新台阶。
总之，用友U8进销存系统向公司中的三个主要层次(操作员、部门经理、总经理及总监)和角色提供对应的功用，公司决策层依据前两个层次反应的信息，停止综合统计、剖析，发现规律性效果，停止迷信决策，不只使公司的管理形式更契合实践状况，还能迅速地制定出最佳的企业运营方案，完成管理的高效率、实时性、平安性，到达现代化、迷信化、智能化。
量身定做 更下层楼
在软件开发技术方面，“汇丰” 以为先进的管理软件是现代化的管理理念、管理形式与高新技术的完美结合，技术的先进性体如今信息化系统的实施进程中，随着对用友U8系统运用的扩展和汇丰公司对企业信息化树立需求的延伸，“汇丰”对用友公司反应了一些好的建议，建议用友公司推出自己的客户化实施工具和二次开发平台，结合公司的详细实践对正在运转的软件停止“量身改良”，为客户运用系统的开发和实施提供有效的技术保证，以完成软件引进和开发的合理对接。理想上，这种两方面的结合才真正打造了适宜企业的“贴身软件”。
所以说，选择软件就像是到商场去买衣服一样，没有适宜的可以先自己做，有适宜的就买，假设看稻棠样式而对料子不满意，就选块料子到裁缝店去订做。而企业在实施信息化的进程中，不但要促进系统的树立、实施和运用的完成，更要将本钱控制在最小和最有效模范围，还要采取不同时期实施不同方案的战略，先处置最紧迫的效果。“汇丰”客户多、商品杂，应收账款数额大，这样就给商品的管理形成了很大的难度
，所以在运用白费方案上确定先开发“进销存管理系统”，后上“财务管理系统”。在系统实施方案中，由于1994年计算机硬件配置低、价钱高，如投入过高势必形成资源糜费，软件方面成型的很少，况且售后维护效劳是效果，所以企业自己先期投入15万元购入硬件树立了局域网络，自行开发了“进销存管理系统”，做到了软件的及时维护、完善，用起来很方便。随着市场的变化和公司的开展，自1997年至2001年，“汇丰”对系统实施方案停止了重新设计，先后两次改换了硬件，并且也选择了知名软件。这些做法都是结合企业实践且行之有效的，而既有满足企业特征的自主开发软件，又有成熟配套的软件系统支出，才是企业软件运用的最佳境界。
在企业的信息化树立中，运用软件是不可或缺的关键局部，特别是中小企业，处置好这个效果，信息化的进程就会更顺利些。