一、询价项目的“品名”与“料号”
首先，询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上所应比备的最基本资料。供应商必需知道如何来称谓所报价的产品，这即是所谓的"品名"以及其所代表的" 料号"，这也是买卖双方在日后停止后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。料号由于在每一客户中有其共同的代表性，在运用上要特别留意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及威武字母在内。料号中一个位数的不同能够就是版本的不同，甚至能够变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。
二、询价项目的“数量”
通常供应商在报价时都需求知道买方的需求量，这是由于推销量的多寡会影响到价钱的计算。数量资讯的提供通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”；“不同等级的需求数量”，如数量为500K，1M，3M等等；每一次下单的大约“订购数量”；或产品“生命周期的总需求量”。除了让供应商了解需求量及推销的形状外，也可同时让供应商剖析其自身产能能否能应付买方的需求。
在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法失掉好价钱，便把需求量或推销量予收缩。此时，虽然推销可以取得短期的利益，就算拿到了量产的价钱，假设在真正停止推销后，无法到达报价的预期数量时，供应商不是提拙见钱，便是在其他方面增加对客户的效劳，或中止供应，到头来得失相当的还是自己。因此，对需求量的资讯应很真实的与供应商沟通，同时推销也可拿出市场预测来压服供应商，如此才干到达临时配合、继续供货的目的。
三、询价项目的“规格书”
规格书是一个描画推销产品质量的工具，应包括最“新版本”的工程图面、测试规格、资料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必需是最新版本，假设图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际推销，假设原始工程图面为威武之外的语文如德文、法文、日文等
，也应附上国际通用言语威武的译名，以双语(Bilingual)方式出现以利沟通。若工程图面可以应用电子档案方式提供，则必需向供应商讯问其接受的水平，在提供时应留意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供应商转换图档。不过，在应用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以防止在档案传递时所能够发作的资料误失。
四、询价项目的“质量”要求
表达询价项目质量规范要求的方式有许多种，通常可以运用以下几种方式出现。推销人员很难独自运用一种方式便能完整表达对产品或效劳的质量要求，应该依照产品或效劳的不同特性，综合运用数种方式来停止。
1、品牌(Brand or Trade Names)：普通而言，运用品牌的产品对推销而言是最轻松容易的，不只能节省推销时间、降低推销破费，也同时能降低质量检验的手续，由于殖闳确认产品的标示即可。不过，具有品牌的产品其价钱通常也比拟高，购置数量不多时运用品牌方式推销反而比拟有利。
2、或同级品(“Or Equal”)：其意义指的是具有能到达相反功用的产品，决议能否允许运用可替代的同级品报价也应在询价时注明，同级品确实认运用必需要失掉运用单位的接受。
3、商业规范(Commercial Standard)：商业规范关于产品的尺寸、资料、化学成分、制造工法等等，都有一个共通的完整描画。关于普通规范零件如螺丝、螺帽、电子零组件，运用商业规范可以免除对质量上的曲解。
4、资料与制造方法规格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：当对资料或制造方法有特定的要求时，必需注明其适用的规范。假设要求注明为DIN欧规时，其相对应的CNS或JIS规格也最好能予以注明。
5、功用或功用规格(Performance or Function Specification)：
此类型规格较常用于推销高科技产品以及供应商先期参与(Early Supplier Involvement, ESI)的状况中。供应商只原告知产品所需求到达的功用或功用，至于如何去制做方能到达要求的细节局部，则留给供应商来处置。
6、工程图面(Engineering Drawing)：工程图面是最能用来描画所需求产品质量，其内容除了必需要明晰外，对尺寸公差的准确性也不能疏忽。
7、市场等级(Market Grade)：通常用于商品如木材、农产品、烟草、食品等方面的质量要求，由于市场等级的划分界限无法很明白的被普通人所辩识，推销人员通常会被要求具有如何鉴定所购产品是属于何种时常等级的才干。
8、样品(Sample)：这是一种懒人的作法，样品的提供对供应商了解买方的需求有很大的协助，尤其是对颜色、印刷、与市场等级的要求上运用的比拟普遍。
9、任务说明书(Statement Of Work, SOW)：主要运用于推销效劳项阅读如中央保全、大楼清扫、废弃物处置、工程发包等，一份完整的任务说明书除了应该复杂明了外，关于所应到达的任务质量也应尽量以量化的方式来规范其绩效的评价。任务说明书的内容必需能保证买方能取得满意的效劳，也同时要能保管足够的弹性，让供应商来发扬发明任务上的附加价值。
五、询价项目的报价基础“要求”
“报价基础”通常包括报价的“币值”与“贸易条件”，国际买卖比拟单纯，通常都以人民币买卖，贸易条件不是以“出厂价”就是以“到厂价（运费能否内含则另议）”来计算。国际贸易就比拟复杂，报价币值方面供应商多半以美元为计价基础，至于能否以推销外地币值计价，则视汇率的动摇与否有弹性的作法。
国际贸易通常的贸易条件有Ex-Work（工厂交货）、FOB（船上交货）、FAS（船边交货）或CIF（运保费在内交货）等，在不同条件下，买卖双方所担负的责任风险是不同的。FOB条件下，卖方的责任是直到
货物装上船为止。因此，卖方必需担负装船的风险，但买方则需担任船运、海险等费用。在CIF条件下，卖方除了必需担负装船的风险，还要担负货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因此，在相反货物的买卖下，以CIF条件的报价自然要较以FOB条件的报价高，买方在询价时必需祥加注明。
六、买方的“付款条件”
有关付款条件，虽然买卖双方都有各自的公司政策，买方希望付款时间愈晚愈好。相反，卖方当然是以为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司外部的规范付款条件（在推销模具时，通常阶段性付款的方式，如订金30%，第一次试模30%，验收40%），卖方也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。在状况处于买方市场时，在竞争性市场中供应超越需求，货品和/或劳务可容易地被取得，商业的经济力气倾向于招致价钱接近于推销的预估价值，买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合，如“记帐方式（O/A）”，T/T60天甚至90天。但处于卖方市场，由于需求超越供应甚多，状况则恰恰相反。卖方普通会选择较短的付款期来要求买方，如选择“货到付现(Cash on Delivery, C.O.D. )”或“预付货款(T/T in advance)”。
另外，关于付款条件尚需求明白注明其时间计算的“付款起算日”，在国际贸易中通常国际供应商普通是以出货日(Shipping Date)、发票日(Invoice Date)或装船日(On Board Date)来起算付款到期的时间。这时假设国外卖主的认定为抵达日(Arrival Date) 甚或到厂日 (Receiving Date) 为起算日，中间就有能够相差一个月的时间，买卖双方均不可不慎。
规格书是一个描画推销产品质量的工具，应包括最“新版本”的工程图面、测试规格、资料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必需是最新版本，假设图面只能用于估价也应一并在询价时注
明。如为国际推销，假设原始工程图面为威武之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用言语威武的译名，以双语(Bilingual)方式出现以利沟通。若工程图面可以应用电子档案方式提供，则必需向供应商讯问其接受的水平，在提供时应留意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供应商转换图档。不过，在应用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以防止在档案传递时所能够发作的资料误失。
七、询价项目的“交期”要求
交期的要求包括买方对推销产品需求的时间，以及卖方需求多少时间来预告样品、第一批小量消费，及正常时间下单消费所需求的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系着推销产品的价钱，买方应视实践需求来提出要求，而非一味的追及时供货( Just in Time, JIT )。
八、询价项目的“包装”要求
包装方式在供应商预算价钱时占有很大的一个比重，除了外形特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商关于包装都有其运用的规范纸盒、纸箱以及栈板等包装资料。假设没有另外提出特殊的包装要求，供应商都会以其规范的包装方式来停止估价。有时也不会在报价单上详细注明其规范的包装方式，此时推销假设不去发觉，日后再追加包装要求，不只时间被拖延，关于比价的作业也会形成不利的影响。此外，供应商在了解买方的包装要求后，也可提供建议能否能思索采用规范包装，或以拼货拼柜的方式来降低出货本钱。
九、“运送地点”与“交货方式”
运送地点的国度、城市、地址及联络电话与传真都必需要清楚的通知供应商。国际买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际推销中的运送地点与交货方式则决议 IF报价，无论海运或空运，运输费与保险费当然由卖方来担负。随运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运，供应商通常以海运为基储藏价，由于海运是最经济的一种交货方式。
&nb
sp; 十、询价项目的“售后效劳”与“保证期限”要求
在推销一些机器设备如冲床、塑胶射出机、测试仪器、半导体封装设备等时，供应商普通都会提供基本的售后效劳与保证期限。假设此时有特殊的要求，例如要求延伸保证期限，或改动售后效劳的内容等等，因其牵涉到推销“总持有本钱(Total Cost of Ownership, TCO)”。
十一、供应商的“报价到期日”
为了方便推销比价作业的时程，报价的到期日应该让供应商有所了解，关于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间来停止估价。
十二、“保密协议”的签署文件
在一些新产品开发的询价上，由于牵涉到业务秘密的缘故，在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机，会进一步让供应商签署一份“保密协议(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件，要求供应商在一规范的年限内不能将新产品方案的称号、推销数量预测、询价的技术要求、规格、图面等等资讯向外界泄漏。
十三、“推销人员”与“技支出员”的姓名及联络电话
将“推销人员”与“技支出员”的姓名及联络电话通知供应商，并不是要自动暗示供应商有什么暗盘的需求，那时由于假设推销的项目复杂且具技术性，则最好附上技支出员的姓名及公司联络电话以供其咨询，以廓清规格要求上的效果。
联络电话号码以公司的电话为宜，尽量防止给予推销人员或技支出员家里或公家的电话号码，以防止供应商能够在私底下相互授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的提高，举动电话、e-mail的运用变得愈来愈普遍，推销人员在很难防止与供应商独自联络的状况下，推销的品德操守也是应该时时自我警觉留意的。