时间管理——从执行者的角度看执行力

时间管理——从执行者的角度看执行力
“管理思想如何‘落地’”课程中，讲执行力局部主要内容设计如下：
 
首先，区分从执行者、管理者、组织及执行进程四个角度的实践业务中剖析执行力，其中，本文就是从执行者的角度剖析执行力局部外容；
 
接着，针对实践业务剖析的结果停止提炼，指出执行“落地”的中心是什么？
 
最后，用A6来解答执行如何“落地”。
 
从执行者的角度来研讨执行力是目前管理思想的普遍着眼点所在，大少数管理思想都是在研讨执行者如何提升执行力。我们先复杂的讲一个真实的管理故事。
 
伯利恒钢铁公司总裁查理斯.舒瓦普曾会奏效率专家艾维.利，会晤时，舒瓦普说他自己懂得如何管理，但理想上公司不尽善尽美。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。假设你能通知我们任何更好地执行方案，我听你的，在合理范围内价钱由你定。”
 
艾维. 利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”
 
过了一会又说：“如今用数字标明每件事情关于你和你的公司的重要性次第。”这花了大约5分钟。  
 
艾维.利接着说：“如今把这张报纸放出口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来，做第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用异样方法看待第二件事，第三件事......直到你下班为止。假设你只做完第一件事情，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”
 
艾维.利又说：“每一天你都要这样做。你对这种方法的价值疑神疑鬼之后，叫你公司的人也这样干。这个实验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你以为值多少就给我多少。”
 
整个会晤不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维.利寄去一张25万美元的支票，还有一封信。信上说那是他终身中最有价值的一课。
 
五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。
 
这是个真实的故事
，舒瓦普和艾维.利是我团体比拟欣赏的两团体。显然，讲这个故事的目的并不是要引见这两团体给大家看法。我们如今的话题是“执行力”中的一局部——时间管理。
 
那么，艾维说的这个方法是什么呢？为什么会有这么大效果呢？
 
在座的各位老总，时间管理的困惑不只在舒瓦普身上有，我们身上也经常发作。
 
我们是不是越来越觉得时间不够用呢？
 
是不是总觉得该做的没时间做，可身边的事又特别的多，总觉得无法从琐事中摆脱出来呢？
 
作为企业高层，我们思索的更多的应该是企业战略规划，是企业未来的事情，可是当我们下班的时分，却总是被这团体、那件事无情打扰，我们基本就没有一段自己独立的时间去思索我们该想而一直没时间想的效果，一直都被堕入到“如今”的琐事之中。
 
可是下班后又有老婆、孩子，这个事情、那个事情，我们还是没时间。
 
不光是我们，很多老总都是这样，而且普通而言，我们的职位越高，权利越大，这种痛苦也就越大。
 
在与老总们交流的进程中，我喜欢问同一个效果：“你觉得你最头疼的事情是什么？”
 
到明天为止，答案都是一致的，就是时间管理效果。
 
如何做好时间管理呢？
 
一、 时间管理规律
 
再回到刚才提到的那个故事中来，我们一同剖析一下，艾维究竟讲的是什么方法？
 
艾维的话中重复强调了这么几个词：6件事、重要次第和明天。
 
实践上，针对这个故事，或许说是案例，管理界曾经总结和提炼出了相应的更完备的时间管理规律，他们区分是：
 
6件事规律、要事规律和15分钟规律。
 
  6件事规律：
 
1天中选择6件最重要的事情，而且是这1天最需求完成的6件事，其它事情先暂时放放，在这一天中，把绝大少数精神都放到这6件事情上；
 
  要事规律：
 
选择好6件预先，先从这6件事中选出最重要最紧急的事情放在首位，接着再在剩下的5件事中，选出最重要最紧急的事情，这样一步步就把办这6件事情的时间顺序排出来了，我们在做其中任何一件事情的时分，都是
在做事先最重要最紧急的事情；
 
  15分钟规律：
 
以上这些事情尽量布置在前一天下班的时分完成，只需我们每天下班前抽出15分钟做好明天的“6件事”和“要事”，效率就能成倍提升。以先人们总是在说“一日之际在于晨”，如今更多人喜欢说“一日之际在于昨夜”，就来源于此。
 
这就是时间管理规律。
 
二、 时间管理原理
 
下面提到的时间管理规律大家觉得有道理吗？有启示吗？觉得可行吗？
 
呵呵，觉得有道理，有启示是正常的，可是，觉得就这样就“可行”了，我就有保管意见了。
 
还是前面提到的管理思想很难“落地”的第二个客观缘由：“只需…就…”心思，只需我们公司每团体都能严厉依照时间管理规律办事，我们公司全体的执行力至少能提高50%。
 
这句话自身没错，可是，这个“只需”却真的很难完成。
 
这个规律，在100年前，舒瓦普推行下去了，而且取得了成功。可是，你思索过这么几个效果没有：
 
  舒瓦普的企业和你的企业真的一样吗？条件有多少是相反的呢？
 
  舒瓦普当年为了推行这个规律又是怎样做的呢？又采取了哪些关键性的措施或许规律呢？
 
  更重要的是，100年前的美国和100年后的中国环境差异有多大？在那时可行的规律，如今到我们这就也能行吗？如何才干行呢？
 
在大家思索这些效果的同时，我再给大家引见一下舒瓦普的伯利恒钢铁公司的现状：
 
2001年，美国第三大钢铁公司伯利恒钢铁公司10月１５日宣布，由于廉价出口钢材的冲击和“９·１１”恐惧袭击事情招致钢材需求进一步下降等缘由，该公司已于当天向纽约一家法院央求破产维护。
 
2003年，新华网华盛顿１月６日电美国国际钢铁集团６日表示，有意收买美国伯利恒钢铁公司，并将由此组建北美地域最大的钢铁公司。
 
大家如今有什么感受？
 
我在和老总们交流的时分，经常提到“管理三元素”，喜欢把管理者比作剑客，由于管理不能仅仅停留在实际上，真正的好管理一定是在实战中得以表现的。正如剑客，他
在实战中需求一把剑，剑自身只能作为工具，假设你不会剑招，那么你的剑越尖利，能够伤你的就越深。
 
异样，同一把剑，同一个招式，不同的剑客使出来，效果能够有大相径庭，效果就在于不同的人拥有的内功不一样，所以，管理中，异样的方法，在他人企业里可以起到效果，到我们这却不一定能成功。当我们遇到效果的时分，千万不要对照他人相似的阅历来照搬，更不要指望他人能帮我们提供一种实践的处置自己效果的方法，管理中没有万能钥匙。
 
你要想真正处置你遇到的效果，自创他人的阅历是应该的，但一定要先经过他人成功的阅历，找出阅历面前更深层次的原理或道理，领悟这些道理（内功）之后，再结合自身的实践状况，自行设计和调整真正适宜自己的方法。
 
时间管理也是如此。
 
有些人在时间管理上存在一种误区：以为抓住每一分钟，每一秒钟就是做好时间管理了，就是合理应用时间了。
 
实践上，关键不在于你是不是每分钟都在任务，而在于你是如何布置你的时间的，你的时间是零散的还是整块的。
 
这里有个“时间块”的概念。
 
我们先说个大家都能体会的实验。如今你要写一篇报告，假设给你独立的时间，完整的时间，在这段时间里你除了这件事没有任何别的事情打扰你，你能够只需求5小时就能完成，而且写出的报告十分美丽。
 
但如今换一种形式，给你5小时的时间，但这5个小时不是独立的，完整的，而是5天中每天上午半小时，下午半小时，这么零散的，加起来一共5小时，这样上去，一星期你很能够都不能完成这份报告。
 
这就是“时间块”原理。
 
他通知我们，我们要把一天的时间尽量合理的分红独立的完整的时间块，在每个时间块中都只专心的做一件事情，尽量不要被别的事情打扰，而且，尽量不要把同一件事情布置在若干个零散的时间中。这样做，我们的效率是最高的。
 
艾维的那段话中，关于时间管理的还有另一个原理——“要事优先”原理。
 
他通知我们，我们一直要做最重要最紧急的事情，由于当我们在
做一件并不是最重要最紧急的事情的时分，即使我们拥有了独立而完整的时间块，我们也很难做到“专心”，由于那些比这件事更重要更紧急的事情会时时“骚扰”我们的“心”。所以，我们一定要做到“要事优先”，先选择最重要、最紧急的事情去做，当我们时时辰刻都在做事先最重要最紧急的事情的时分，我们才干取得最大水平上的“专心”。
 
这就是时间管理原理。
 
这就是时间管理规律面前的东西。
 
在实践中，我们没必要严厉依照时间管理规律，一定要强调6件事，而是应该更好的了解，并结合我们的实践去运用好这个时间管理原理，提出真正适宜我们自己的时间管理规律，只要这样，我们才有能够做到“落地”。
三、 时间管理“落地”
 
但是，时间管理原理依然还是停留在实际和思想上，究竟该如何“落地”呢？
 
我们来看看A6能帮我们做到哪个水平。
 
要想真正“落地”，我们首先就要先剖析好，“落地”难的真正缘由。下面，我们区分从员工和老总两个角度来剖析时间管理的“落地”。
 
1.员工的时间管理
 
在谈到这个效果的时分，有不少老板很苦闷，每天都严厉要求每个员工写任务方案，也尽量要求员工们做到“时间块”和“要事优先”。刚末尾的时分，大家还都这么做，可是，渐渐就淡上去了，总觉得方案没有变化快。屡屡问到怎样回事的时分，答案都是分歧的：
 
方案的东西基本没用，真正执行的时分，往往同事、指导就有事情，反正不知道哪里来的事情，都是些方案不出来的事情，就都来了。做方案的时分，死活想不到，问他们也都说不下去，可是一旦方案写好了，真正做的时分，什么事就都来了。我们还是“乱”了，“时间块”对我们来说好象没有什么意义了。
 
十分痛苦，却又是十分普遍，十分理想。
 
效果在哪？
 
a) 传统沟通形式的实时性
 
第一个效果就是：传统沟通形式的实时性。
 
什么意思？
 
就是说，在传统的沟通交流方式下，沟通的双方必需是实时的，必需同时关注于同一件事情，否则就不能构成沟
通。
 
比如说，你要找小张谈个事情，你就得先看看小张如今有没有空，你假设如今去找他，就一定会打断他手头正在做的事情。于是，他的“时间块”就必将被你打散，关于他而言，你就是个“突发”或许“不测”事情，这个事情就很容易破坏他的“时间块”。
 
反过去也是一样，我们的“时间块”基本上就是被这个传统沟通形式的实时性无情的给破坏掉了。
 
怎样办？不能够不沟通。而且传统的沟通形式是最基本的形式，也不能够完全丢弃，你也丢弃不了。
 
这就跟以前我们的交流一样，必需面对面的交流，后来，发明了电话，我们可以商定好了时间和地点，停止远距离的交流，在传统的沟通形式上添加了一种新的形式，可以不用见面也能交流。
 
可是，电话的交流方式还是要求双方必需都在固定的电话机边上，有急事很难找到人。于是，后来手机出现了，不只可以完成远距离交流，而且完成了移动交流。
 
如今，关于我们管理而言，出现的效果是，不论下面哪种形式，都不能处置实时性的效果，怎样办？
 
在A6中，停止沟通就没有这个实时性的效果。
 
当我们需求与某个或某些同事沟通一件事情的时分，我们可以直接应用A6特有的柔性流程设计依据自己的需求随意树立适宜自己的“协同”事项，把我们需求沟通的事情，事项的背景、现状、目的、要求、困难、方案等等等等我们需求沟通的信息填写上去，还可以带附件，以串行、并行或专制的沟经进程，直接发送给我们需求沟通的同事。
 
更为重要的是，在这个事项信息中，我们可以判别并填写该事项的处乐樟宿，该事项的重要水平，系统会在一切需求沟通的同事【待办事项】中自动按时间的紧急性和事项的重要水平停止排序。
 
这样以来，我们同事收到信息后，不用事先马上处置，就完全可以依据自己的任务布置，同时依据系统中事项的重要性和紧急性停止判别和选择处置。必需事先处置的，才马上处置，其他事项就可以放到以后，一致处置，这样，既保证了自己方案中的“时间块”，同时，又把以
前无法分身的“琐事”集中起来，构成另一个“时间块”，自己的时间管理自动性和自在度就大大提高了。
 
而且，当事项发起之后，收到事项的人可以依据自己的状况进一步添加流程，让更多的人参与出去，这是“柔性流程”的一个表现。比如，我们大家在讨论某件事情的时分，到一定水平，突然发现某个方面单靠我们这些人是不够的，需求请另外的同事参与，很复杂，我们就可以自在的将现有流程延续下去，让其他人很方便的参与出去。
 
同时，我们可以围绕这个事项，方便的跟流程中一切的参与人员停止交流，A6中这个功用叫做“流程震荡”。这样以来，我们就能在相对快乐、边界的交流中很好的规避了传统沟通中的实时性效果。
 
b) 添加外部信息透明度
 
第二个效果就是，外部信息的模糊和错位。
 
我们经过对3000多简朴业的实地调查，发现，那些影响原有方案的“突发”或“不测”事情有90%以下去自我们企业外部，主要是同事以及上下级之间发生的事情。
 
而这些事情中有50%以上是由于彼此间方案自身的矛盾和错位。
 
什么意思？
 
虽然我们每团体都在方案和布置自己的“时间块”，可是，大家知道，在一个企业里，有80%以上的事情是需求2人或多人共同协作才干完成的，也就是说，我们的事情或方案有80%以上是彼此关联的，但是，由于我们彼此在各自方案自己的“时间块”时，没有做到充沛的沟通，我们外部的信息透明度不高，使得我们彼此的“时间块”出现了抵触和错位。
 
比如，小张布置明天上午9：00到11：00完成某件事情，而完成这件事情需求失掉小李的某些数据，或许某些协助，但是小李在明天上午同一时间布置了别的对他而言更为重要的事情，于是费事就来了。于是，小张的事情就成了小李的“突发”或“不测”事情，这样，小张的“时间块”遭到了影响，小李的 “时间块”也遭到了影响。
 
这就是影响时间管理的第二个效果。
 
如何“落地”？
 
最直接的方法就是我们企业外部最大水平上添加信
息透明度。
 
当然，这一点，目前很多企业都曾经看法到了，也采用了很多可行的处置方法，只是各自的效果有所差异而已。
 
异样，信息流的效果，用信息化的手腕来处置，效果能够会更直接，更彻底。
 
我们来看看A6能做什么？
 
添加信息透明度，其中心就在于关注以下几个效果：
 
  我如何知道自己近期的任务布置和时间布置？
 
  我如何让相关人知道我最近的任务布置和时间布置？
 
  我如何知道哪些人近期的任务布置和时间布置与我有关？
 
我们先看第一个效果。在A6中，有专门的任务布置和时间布置模块，叫【日程/方案/会议】，我们可以经过这个模块方便的布置自己的任务和时间。到时间，系统将自动给我们提示。也可以随时检查自己已有的任务和时间布置。
 
在布置自己的任务和时间时，系统中有选项，你需求选择这个事情和时间是公家的还是地下的，是只对下级地下还是只对下级地下。这样，你就能方便的把自己的任务布置和时间布置通知给相关人。
 
异样，针对第三个效果，我们也可以依据权限和关联性，检查和我们有关的同事的任务和时间布置状况。
 
2.老总的时间管理
 
正如前边提到的，老总们的时间管理更难，相比员工而言，除了员工时间管理遇到的效果以外，还有一件更难处置的事情，就是事情的积压，而且这些事情大多都不是你自己布置的，都是公司下属给你“布置”的。
 
当你的职位越高，你的权限越大，你遇到的这种事情就会越多，缘由很复杂，随着你职位和权限的提升，你的任务将越来越忙，有的甚至很少到公司坐班，但是，却有很多外部的、外部的事情必需你签字，必需你摇头，必需让你知道，而你不在公司，所以，这些事情就在你办公桌上，在下属手里，越积越多，你越忙，到公司的时间越少，你积压的任务就会越多，你就会越忙不过去。
 
所以，你一到公司，还没喘过气来，门外就会排成队了，你的“任务”就来了，你基本就不能够有“时间块”了。
 
怎样办？
 
最直接的方法就是完成异地办公，让
你不在办公室，随时都能处置公司的各种审批和信息。这是信息化手腕的强项。A6是B/S架构系统，只需你能上网，不论你在什么中央，什么时间，登陆到你公司的系统，跟你有关的任务信息，包括需求你知道的、需求你审批的、你布置给他人的和你布置给自己的任务在你的团体页面上了如指掌，而且，各个事项都自动依照时间的紧急性、事情的重要水平停止排序，你不只能完成随时、随地网络办公，还能依据系统的排序自在的管理自己的时间。这样以来，事情积压的能够性就变得十分的低了。
 
这就是时间管理！