外贸单证的18步流程
1．客户询盘：
普通在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价：
业务部及时回复主人查询，确定货物品名，型号，消费厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice给客户做正式报价。
3．失掉订单：
经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。
4．下消费订单：
失掉主人的订单确认后，给工厂下订单，布置消费方案。
5．业务审批：
业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目照实填写，尽能够将各种估量费用都列明。合同审批需附上主人订单传真件，与工厂的收买合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才干执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达消费通知：
业务部在确定交货期后，满足下列状况可下达消费通知,通知工厂按时消费：
6.1：假设是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C曾经收到，收到L/C后应业务员和单证员区分审查信誉证，反省能否存在错误，交货期能否保证，及其他能够的效果，如有效果应立刻请主人改证。
6.2：假设是T/T付款的客户，要确认定金曾经到账。
6.3：假设是放帐客户，或经过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7．验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2：假设主人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知方案部。
7.3：假设主人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联络，预定验货时间，确保在交货期前布置好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件:
工厂提供的装箱
资料，制造出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制造，交给单证员）。
9．商检：
假设是国度法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要通知工厂未来产品的出口口岸，便于工厂操持商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10．租船订仓：
10.1．假设跟主人签定的合同是 FOBCHINA条款，通常主人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联络，告知发货意向，了解将要布置的出口口岸，船期等状况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否到达主人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司收回书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2．假设是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比拟，选择价钱优惠，信誉好，船期适宜的船公司，并通知业务员通告给主人。如主人不赞同时要另选主人认可的船公司。开船前两周书面定仓，顺序同上。
10.3．假设货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等外容。
10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等外容，以防止过失。
11．布置拖柜：
11.1．货物做好并验货经事先，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择平安牢靠，价钱合理的公司签定协议临时协作，以确保平安及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。假设有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联络电话等。
11.2．传真一份卸车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联络电话。
11.3．要
求工厂在货柜分开工厂潜力快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实伪装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12．委托报关：
在拖柜同时将报关所需资料交给协作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联络人和电话等。
13．取得运输文件：
13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或主人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2．催促船公司尽快出提单样板及运费帐单。细心核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。假设提单需主人确认的，要先传真提单样板给主人，失掉确认后再要求船公司出正本。
13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做注销。
14．预告其他文件：
14.1．商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严厉。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描画要与L/C上的完全相反，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。假设发票需操持对方大使馆认证，普通要提早20天操持。
14.2．FORMA原产地证书： FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需留意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前操持的，要操持后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司操持加签，证明未在港对货物停止再加工。
14.3．普通原产地证：普通原产地证可在中国贸易促进会操持，要求低一些。可在发货
之后不太长的时间内补办。假设原产地证书要操持大使馆加签，也和发票一样要提早20天操持。
14.4．装运通知：普通是要求在开船后几天之内，要通知主人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，估量抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，留意按主人要求的时间内操持。
14.5．装箱单：装箱单应清楚地标明货物装箱状况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，毛重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于主人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
15．交单：
15.1．采用L/C收汇的，应在规则的交单时间内，备完全部单证，并严厉审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给主人付款，确认遭到余款后再将提单正本及其他文件寄给主人。
15.3．假设T/T收汇的，要求收全款才干做柜的，要等收款后再布置拖柜。拿盗袅单后可立刻寄副绷袅单给主人。
16．业务注销：
每单出口业务在完成后要及时兴注销，包括电脑注销及书面注销，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：
一切的文件、L/C和议付文件必需留存一整套以备查用。
18．单证员往常应留意搜集运价变化，船期，航线等信息，为业务员报价提供协助。