很多经理人每天忙著开拓业务.处理员工问题.但是在忙碌当中.却忘了注意一些公司的长远大问题.以致于到最后问题已经严重到病入膏盲.才猛然醒悟。
财务专家麦劳维兹（EdwardMendlowitz）建议.其实.经理人只要养成习惯.定期注意一些简单的财务报表.就能够掌握公司的发展趋势。一旦出现轻微的警讯.就可以立刻处理。
产品销售量。如果你平日只看营收报表.这中间可能潜藏很多陷阱。例如.有家公司虽然营业额和利润不断提高.但销售量其实在下跌.市场占有率在萎缩。营收之所以成长.是因为产品调价的关系。因此.经理人必须定期追踪销售量.才能清楚掌握公司业务状况。
损益平衡点。很多时候.每个月你都必须等到财务报表出来以后.才知道公司最近表现如何。但这个时间的落差.很可能影响你的决策速度。如果你可以请财务人员提供公司的损益平衡分析；也就是说.你的产品一个月要销售多少才能平衡.心中随时有这个数字.你立刻可以判断这段时间究竟赚钱.还是亏钱。
原物料购买比例。究竟你的公司花了多少比例的钱.在纸张、塑胶等原物料上？把这个数字拿来和营业额做比较。一般来说.这个比例应该很稳定.一两个月有波动还没有关系.但如果有不断增加、或下降的趋势.就要注意了。很可能你的存货太多、成本没有控制好.或者库存太少.碰到突然增加的订单.你可能消化不了。
银行对帐单。每个月银行会寄给你对帐单.别以为会计人员一定会去核对。事实上.每个人每天忙着做很多事情.根本没有人注意这件重要的工作。你知道吗.很可能你的公司已经有好几年.没有人查对过公司户头了。
积压的订单。有些订单进来了.但是却一直没有处理.以致耽误了交期。只要你要求看看那些积压的订单.就可以知道公司是否有问题.问题有多严重。每一张积压的订单就表示一个愤怒的顾客.看看你的公司正在累积多少愤怒顾客。一家公司发现常常有客户反应交货延迟.深入检讨之后.才发现其实问题是出
在交通部门每次都从一叠订单的上面开始处理。结果是.每次最后进来的订单.反而最早完成.在下面的订单.永远要被延搁几天。知道你的公司积压多少订单.问题出在哪里.要解决就容易了。
退货记录。如果退货的数量增加.表示内部品管有问题。因此.掌握退货数量.是一个重要的关键.才不会到问题不可收拾时.才着手处理。
员工人数。每个月算算员工有多少人。随着业务增加.公司雇用的员工人数.可能不知不觉地成长.甚至当业务没有成长时.员工人数仍然无声无息地增加。例如. 如果你的公司有二十五个人.再增加个五个人.的确是不算什么。要求部属每个月给你一张统计表.让你掌握员工人数以及成长曲线。了解一下.公司是不是用人无度。
在忙碌的工作中.抓住这几个基本而重要的数字.可以让你迅速掌握公司的营运状况。这可以说是另一种一分钟管理。