采购流程解析
完成一项采购工作须经过四个步骤：第一步骤是单位或部门立项请购过程、第二步是采购工程中心定价定供应商过程、第三步是请购单位或部门实施购买过程、第四步是财务部门结算过程。四个过程中请购单位是牵头的负责部门，采购工程中心只是专职负责定价定供应商和协助购买的一个服务中心，财务部是负责结算货款和验收的部门。各步骤的具体操作如下：
第一步骤：单位或部门立项和请购过程：
（一）、请购单位在立项报告或填写请购单前，应先明确购买物
资的规格、型号、数量、完成时间等，并到财务部咨询经费是否在预算内或外。
（二）、原则上请购1万元以上的物资要求先立项报告批准后再填写请购单；1万元以下的物资可以直接填写请购单申购；立项的报告和请购单，属于教学设备类送信息设备处、属于后勤类送总务处、属于交通通信类送院校园办公室、属于图书、教材类的物资送教务处加具意见；（相应的主管部门要复核其申购的必要性，配置的合理性和规范性）。
（三）、所有立项的报告或请购单经信息设备处或总务处等主管部门加具意见后，根据金额大小按权限制度送呈院校园领导核批。请购教学设备类的报主管教学院校园长以上审批；请购后勤类物资的报主管后勤院校园长以上审批；集团一级部门的采购申请按权限报执行董事或董事长（总裁）审批。
（四）、一般仓库管制的办公用品、卫生用品、水电木维修材料等低值易耗品，由仓库员请购。
（五）、填写请购单的要求：以一份请购单填写一项（类）物料为原则，为便于审批，请购单要求写清楚物料的型号、品牌、数量、单位、单价、到货日期等，单价不清楚的，可到采购工程中心咨询。注意给予足够的采购时间。
（六）、为配合采购中心准确定价，需附有相关项目的图纸及用料明细等。有实物样板的，提供样品。
第二步骤：采购工程中心定价定供应商过程：
（一）、询价：
1、 原则上小于5万元的请购单，采购工程中心应采用询价方式比较市场价格。采购员应就
请购物品的品名、规格、数量、交货日期等，以电话、传真、信函或到供货市场等方式通知合格的供应商报价（原则上三家以上），供应商报价应以书面形式。若近期已采购的，且价格没有变的，按近期的价格直接申报核决；
（二）、招标：原则上大于等于5万元的请购单，采购工程中心应采取招标形式；
1、 标的。标的应由请购单位拟定，经主管部门审核后送给采购工程中心。标的内容应达到所有的使用要求包括品名、规格型号、出厂商、性能、数量、交付使用日期等；
2、 考察投标商。原则上10万元以上的投标项目开标前，采购工程中心应组织评标小组对投标商的资质、生产规模、信誉程度、售后服务管理体制等进行考察；选择考察的供应商应具有一定的代表性，盲目的考察应予避免；
3、 拟定招标书。采购中心应根据请购单位的标的拟定招标书，标书内容包括：招标项目、项目要求、交货或完工期限、付款方式、是否缴纳投标押金、投标截止日期等；
4、 供应商投标。供应商应于招标期内将标投书密封并加盖公章送到采购中心，再转交到监事室保管。超出招标期的招标书或无按规定缴纳投标押金的，属于无效标，仅供参考；
5、 开标。由采购工程中心主持开标工作，评标小组应由该项目的部门负责人、主管部门负责人（含主管院、校、园长）、财务总监、监事室成员、执行董事，必要时通知董事长参与。参加评标的人员应客观、公正地对标书进行考核评分，各自的评分结果应保密，评分完后当场交给监事室负责监督人，监督人当场宣布评标结果。监事室不参与评标，只是评标或议标与谈判及合同签订过程监督。
6、 报价或评标完采购员填写《询价议价定价表》，经请购单位、主管部门或主管院、校、园长、采购主管、监事室加具意见后送集团董事会核决。
（二）、价格审核：
1、 采购金额一次5000元以下或单件单价2000元以下的，由采购工程中心主任核决采购价格。
2、 采购金额5001元以上或单项单价2001元以上的，由采购工程中心
主任与监事室审核后报执行董事或董事长核决采购价格。
（三）、签约：原则上1万元以上的物资要签订合同，由采购工程中心与供应商谈判草拟供货合同或工程合同，经监事室和财务资产中心审核后，送执行董事或董事长签字，合同一式三份，经双方签字和盖章后，供方、需方、需方财务处各存一份。
（四）、签发订购通知单。原则上定价或签订合同后应立即签发订购通知单，通知请购单位向供应商订货或跟进交货期、工程进度和质量 。订购单一式五联：采购工程中心、请购单位供应商、仓库、财务处各一联。
（五）、监事室过程监督。原则上一次金额5000元以上、单项单价2000元以上项目的询价、议价、招标、定价及合同签订、验收过程必须由监事室监督。
第三步骤：请购单位或部门实施购买过程：
请购单位接到订购通知单后向供应商订购货物或跟进交货期，催交货物或监督施工。但特殊的货物需到供货市场订货定价的请购单，请购单位应与采购工程中心和监事室预约采购时间一同去采购，如需要现金采购的物资，由采购工程中心负责请款和报账。
第四步骤：单位财务验收、结算过程：
（一）、验收：
1、后勤物资由仓管员负责验收。合格物资开具进仓单；
2、设备及其配件则由仓库、使用单位、信息设备处共同负责验收。合格设备及配件由使用单位开具验收报告单，信息设备处凭验收报告单开具资产报增单。
（二）、单位财务处凭请购单、合同或订购单、进仓单或验收报告单和资产报增单、发票预付定金和结算货
（三）、各单位的仓库由单位财务处负责管理。
说明：500元以下的零星货物采购不适应本采购流程，由各请购单位自行定价采购，但采购前要征求采购工程中心的意见。