2)直接高效的知识组织和分类知识的组织和分类对知识库的重要性是不言而喻的。和企业信息化中那句常用的话“garbage in garbage out”一样，如果知识库不能根据用户的实际需要进行有效的分类和组织，那么从中找到的答案也就不能有效地解答问题。
比如，如果一个保险公司的员工关于危重病症的问题找到的答案是一份几十页的文件，他势必要花费很长时间从中找到真正的答案。同样，IT服务的员工也会发现一个解决问题的答案不是一个简单的解决方法而是一本厚厚的手册。如何根据不同行业的需求组织和分类知识对用户是至关重要的，直接决定了他们是否接受知识库。
3)操作方法应该简单易行
知识库是面向不同用户的，比如有的用户清楚的知道自己想问什么，而有的用户需要一点提示去发现他们真正的问题。知识库应该提供多种不同的结果搜寻方法，这样才能让用户愿意使用。
从前述的问题中，企业已经意识到一个持续有效的知识库解决方案是需要特定的核心技术的，仅仅通过自己开发或者几个行业高手开发的系统只能是短期的解决方案而且不会有很好的性能，同时这些系统相对封闭很难扩展。因此，自去年以来，我们已经看到很多行业的国内用户开始对来自国外的知识库产品进行评估，并希望引入这些软件来替代原来的知识库系统。