（二）《展会项目立项可行性研讨报告》的内容结构
《展会项目立项可行性研讨报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评价和说明，并为最终完善该展会项目立项筹划的各详细执行方案提供改良依据和建议。因此，《展会项目立项可行性研讨报告》主要包括以下几项内容：
1、 市场环境剖析
（1） 微观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文明环境等。
（2） 微观市场环境：包括办展机构外部环境、目的客户、竞争者、营销中介、效劳商、社会群众等。
（3） 市场环境评价：SWOT剖析法，即外部优势、外部优势、外部时机、外部要挟剖析。
2、 展会项目生命力剖析
（1） 项目开展空间：即剖析举行该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等能否具有。
（2） 项目竞争力：包括展会定位的召唤力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会晤钱、展会效劳等。
（3） 办展机构优优势剖析
3、展会执行方案剖析
1）对方案举行的展会的基本框架停止评价，详细包括：
(1)展会称号和展会的展品范围、展会定位之间能否有抵触。
(2)办展时间、办展频率能否契合展品范围所在产业的特征。
(3)展会的举行地点能否适宜举行该展品范围所在产业的展会。
(4)在展会展品范围所在产业里能否举行如此规模和定位的展会。
(5)展会的办展机构在方案的办展时间内能否举行如此规模和定位的展会。
(6)办展机构对展会展品范围所在的产业能否熟习。
(7)展会定位与展会规模之间能否有抵触。
2）招展招商和宣传推行方案评价
（1） 招展方案评价
（2） 招商方案评价
（3） 宣传推行方案评价
3、 展会项目财务剖析
（1） 价钱定位
（2） 本钱预测
举行一个展会的本钱费用普通包括：
1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而发生的各种费
用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、规范层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。
2)展会宣传推行费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、旧事发布会的费用等。
3)招展和招商的费用。
4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会暂时任务人员的费用等。
5)办自费用和人员费用。
6）税收
7）其他不可预测的费用
（3） 支出预测
举行一个展会的支出普通包括：
1） 展位费支出
2） 门票支出
3） 广告和企业资助支出
4） 其他相关支出
（4） 盈亏平衡剖析
（5） 现金流量剖析
1） 净现值剖析
2） 净现值率剖析
3） 获利指数
4） 外部收益率
5、风险预测
（1） 市场风险
（2） 运营风险
（3） 财务风险
（4） 协作风险
6、存在的效果
包括经过以上可行性剖析发现的展会项目立项存在的各种效果、研讨人员在可行性剖析以外发现的能够对展会发生影响的其他效果等。
7、改良建议
针对上述效果，提出对展会项目立项筹划的改良建议，指出要成功举行该展会应该努力的方向等。
8、努力的方向
依据展会的办展宗旨和办展目的，在上述剖析的基础上，针对存在的效果，提出要办好该展会所需求具有的其他条件和需求努力的方向。
（三）《展会项目立项可行性研讨报告》的写作要求
《展会项目立项可行性研讨报告》是办展机构停止决策能否要举行该展会的重要依据，因此，《展会项目立项可行性研讨报告》的写作必需做到资料真实充沛，剖析客观迷信，判别准确有理。
1、市场环境剖析
市场环境剖析是展会立项可行性剖析的第一步，它是依据展会立项筹划提出的展会举行方案，在曾经掌握的各种信息的基础上，进一步剖析和论证举行展会的各种
市场条件能否具有，能否有举行该展会所需求的各种政策基础和社会基础。市场环境剖析不只要研讨各种现有的市场条件，还要对其未来的变簧ㄎ并展趋向作出预测．使立项可行性剖析得出的结论愈加迷信合理。
市场环境剖析是小气案举行的展会项目的外部要素动身来剖析举行该展会的条件能否具有；展会项目生命力剖析则是小气案举行的展会项目的自身动身，剖析该展会能否有开展出路。剖析展会项目的生命力，不是只剖析展会举行一届或两届的生命力，而是要剖析该展会的临时生命力，即要剖析假设本展会举行超越五届以上，本展会能否还有开展出路的效果。
2、展会项目生命力剖析
市场环境剖析是小气案举行的展会项目的外部要素动身来剖析举行该展会的条件能否具有；展会项目生命力剖析则是小气案举行的展会项目的自身动身，剖析该展会能否有开展出路。剖析展会项目的生命力，不是只剖析展会举行一届或两届的生命力，而是要剖析该展会的临时生命力，即要剖析假设本展会举行超越五届以上，本展会能否还有开展出路的效果。
3、展会执行方案剖析
展会执行方案剖析是小气案举行的展会项目的自身动身，剖析该展会项目立项方案预告实施的各种执行方案能否完备，能否能保证该展会方案目的的完成。展会执行方案剖析的对象是该展会的各种执行方案，剖析的重点是各种执行方案能否合理、能否完备和能否可行。
需求强调的一点是，对展会基本框架停止评价，重点不是剖析构成展会基本框架的某一个要素的筹划布置能否合理和可行，而是从总体上剖析展会基本框架能否合理和可行。由于，虽然对构成展会基本框架的每一个要素的筹划布置能够是合理和可行的，但由这些要素所构成的展会基本框架从总体上看却能够是不合理和不可行的。所以，要防止这种“集体合理，群体抵触”现象的出现，对展会基本框架停止评价就十分重要。
4、展会项目财务剖析
展会项目财务剖析是从办展机构财务的角度动身，剖析测算举行该展
会的费用支出和收益。展会项目财务剖析的主要目的是剖析方案举行的展会能否经济可行，并为行将举行的展会指定资金运用规划。
5、风险预测
从展会立项可行性剖析的角度看，风险就是办展机构在举行展会的进程中，由于一些难以预料和无法控制的要素的作用，使办展机构举行展会的方案和举行展会的实践收益与预期发作背叛，从而使办展机构举行展会的方案落空；或许是即使展会如期举行，但办展机构有遭受一定的经济损失的能够性。
6、存在的效果
包括经过以上可行性剖析发现的展会项目立项存在的各种效果、研讨人员在可行性剖析以外发现的能够对展会发生影响的其他效果等。
7、改良建议
针对上述效果，提出对展会项目立项筹划的改良建议，指出要成功举行该展会应该努力的方向等。
8、努力的方向
依据展会的办展宗旨和办展目的，在上述剖析的基础上，针对存在的效果，提出要办好该展会所需求具有的其他条件和需求努力的方向。
三、《参展说明书》的写作
（一）《参展说明书》的概念
办展机构在确定了展会的有关日期布置，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理应前，就可以着手编制展会的《参展说明书》了。
《参展说明书》是办展机构将展会准备、开幕以及参展商参与展会时应注竟的其他效果汇编成册，以方便参展商停止参展预告的一种小册子。编制参展商手册是展会准备进程中的一项基础性的任务。
（二）《参展说明书》包括的主要内容及写作要求
从某种意义上讲，参展说明书是协助参展商停止参展准备的纲领性文件，也是办展机构对展幻婕展、展览和撤展等各环节停止有效管理的指点性文件，参展商手册所包括的内容触及到举行展会的各个环节。
普通来说，参展说明书主要包括以下几方面的内容：
(1)前言。主要是对参展商参与本展会表示欢迎，说明本手册编制的准绳和目的，提示参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵
守本手册的相关规则等。前言普通都很冗长，言简意赅。
(2)展览场地基本状况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时，要留意标明展馆各种效劳设备所在的位置、展区和展位划分的详细状况、展馆外部通道和出人口等；在绘制至展馆的交通图时，要留意标明展馆在该城市的详细位置、到展馆可以应用的各种主要交通工具和交通路途、各指定接待酒店在该城市的详细位置等；关于该展览场地的基本技术数据，要清楚准确地列出空中承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的水电供应状况等。对展览场地基本状况的引见．关于协助参展商准确地找到展馆和自己的展位，进而停止展位搭装和布展有着很好的指引作用。
（3)展会基本信息。包括展会的称号、举行地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。关于办展时间，要详细列明展会的布展时间、开幕时间、对专业观众和普通群众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等，对以上时间尽量准确到小时；关于办展机构，要详细列明展会的主办单位、承办单位、支出单位和协办单位等；另外，还要详细列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联络地址、联络电话、传真和联络人，假设有网址和E—MAlL也最好能发布，以便参展商在需求的时分方便联络各有关单位。
(4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参与展会时所必需遵守的一些规章制度，包括：展会有关证件运用和管理的规则、展会现场保安和保险的规则、层位清洁的规则、物品贮藏的规则、现场运用水电的留意事项、现场展品销售的规则、消防规则、知识产权维护规则、现场展品演示的留意事项等。展会规则是一切与会人员必需遵守的一些制度，对展会现场管理和维护现场次第十分重要。
（5）展位搭装指南。是对展会展位搭
装的一些基本要求和说明，主要包括规范展位说明和空地展位搭装说明等。由于一切的规范展位的基本结构和配置都是一样的，所以“规范展位说明”主要是对展位的规范配置作出说明，列明参展商运用规范展位的留意事项，提出假设参展商需求添加非规范配置以外的其他配置的处置方法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规则和要求，如运用资料的要求、动火作业的规则、消防平安的规则和铺设电线的规则等。层位搭装指南对指点参展商顺利、平安地搭装展位和布展有较大协助。
(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国际运输指南等。不论是海外还是国际运输指南，都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的预告和交付、收费规范、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选效劳等作出详细说明。展品运输指南对协助参展商及时布置展品等物品的运输有较大的作用。
(7)会展旅游信息。是对处置参展商及观众等参与展会时期的交通、吃、住、行等需求和展会前后的旅游需求等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的层次、协议优惠价钱、地址、联络电话和传真以及联络人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商出境的签证方法、会展时期及前后可供选择的商务调查和观光休闲旅游的线路和布置等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活效劳的。
(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展进程中需求运用的各种表格，主要包括展览表秆点位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家效劳表、延聘暂时效劳人员央求表、额外任务证和约请卡央求表、研讨会和技术交流会央求表、刊登会刊广告央求表等。参展说明书编制成功以后，可以印刷成册，在展会开幕前适当的时间寄给参展商，也可以将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载，假设展会有海外参展商，还
要将参展商手册翻译成外语文本。
（三）《参展说明书》的作用
《参展说明书》主要是为方便和指引叁展商顺利停止筹展、布展、展览和撤展等效劳的，它不只对参展商停止参展准备有着十分重要的指引作用，也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节停止有效的现场管理有很大的协助和影响：
1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册区分对展览场地、展会基本状况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明，参展商在失掉参展说明书以后，就可以依照该说明书的指引对叁展的各项预告任务停止准备，如布置展品的运输、预告展位的搭装资料和设计等；在展幻婕展现场，参展商将按该说明书的有关要求停止展位搭装和布展，防止布展时期的自觉和违规；在展览时期，参展商可以按该说明书的要求布置展品演示；在撤展时期，参展商可以依照该说明书的指引有条不紊地撤展；展会完毕后，参展商还可以依照该说明书的指引选择适宜自己需求的会展旅游。在参展说明书的指引下，参展商可以更有效地预告和完成参与展会各任务环节的各项事务。
2、参展说明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展时期的各项规则，不只要利于指点各参展商按规则办事，也有利于办展机构按该手册的规则监视展会现场的各种事宜，并按手册的规则为参展商提供各种效劳。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节停止现场管理的重要依据之一，它为展会各阶段制定了大家必需遵守的行为规范，有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场停止管理。
3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外，参展说明书对展会观众也能起一定的作用。比如顺手册对展馆平面图、馆内效劳设备散布图、交通路途、指定接待酒店和展会开放时间的说明，就对观众观赏展会有较大的协助。
观众在展馆交通路途图的指引下可以更方便地到达展馆，在馆内效劳设备散布
图的指引下可以找到自己需求的效劳提供点，可以享用展会指定接待酒店的优惠价钱待遇．在展会开放时间说明的指引下可以合理地布置自己的观赏时间等等。普通来说，展会的观众有很大一局部是各参展商自己约请来的，参展商普通都会将上述信息通知其约请的观众，这样，参展说明书对观众所起的作用将更大。
四、编制《参展说明书》的基本准绳
从参展说明书所起的作用我们可以看出，参展说明书是展会准备进程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会准备进程中实在地起到上手髯用，在编制参展商手册时，我们必需做到：
第一、适用。参展说明书所包括的内容必需是对参展商停止筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用，或许是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节停止管理有较大协助，或许对参展商约请其老客户来展会观赏有辅佐作用，否则，该内容就不能进入参展商手册。
第二、繁复明了。参展说明书对各方面内容的说明和叙说应该繁复，文字不要太多，篇幅不要太长，能说明效果就行；参展说明书对各方面内容的说明和叙说必需准确、详细，让人看得明明白白，不能让人看不懂，更不能让人发生歧义．否则，在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的详细执行中就会惹起争议，既不利于参展商展出，也不利于办展机构对展会现场停止管理。
第三、详细片面。关于参展说明书提到的各项内容要尽量详细，如对布展和撤展加班时间的规则可以详细到小时和分钟，对各种表格的前往最前期限的规则详细到某月某日等等，这样更有利于展会详细操作和管理；关于参展说明书提到的各项内容要做到没有遗漏，如对展览场地基本状况的说明中，对展馆人口的高度和宽度、对展馆的空中承重才干、抵消防的留意事项等要逐一列明，不能遗漏，否则，现场操作就会出现效果，比如，假设没有提到展馆入口的高度和宽度，就有能够会使一些较大较长的物品进不了展馆。
第四、美观。参展说明书的排版和制造要美观小气，印刷考究，
尽量不要出现错别字和其他印刷错误；参展说明书的制造和用纸与展会的层次和办展机构的品牌与声誉相符，不能让人发生不好的联想。
第五、专业。参展说明书的遣词造句要契合行业习气和规范，要运用行业熟习的言语，所触及的术语要规范，不能想当然地运用一些行业比拟生疏的词语；内容编排要契合参展商筹展的准备顺序，不能让他们翻来覆去地寻觅自己需求了解的内容。
第六、国际化。假设展会是国际性的展会，或许展会有向国际化方向开展的计划，那么，参展说明书的内容编排和制造也要尽量做到契合国际参展商的需求，如除要有中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明书，其翻译一定要准确，由于海外参展商就是依据该说明书来准备各项参展事宜的；假设翻译不准确，将会给他们带来极大的方便。