如何实现知识管理N步走

       经过认真考察自己在全球市场中的位置,并分析全球行业发展趋势和目前企业管理科学的发展趋势后,天狮集团确定了自己发展的助推器—知识管理。

  天狮集团的经营者一直在思考一个问题:企业要想在纷纷扰扰的市场竞争中脱颖而出,并保持竞争优势,自己的火箭助推器是什么?

  究竟什么可以承担企业发展助推器的功能?是选择一个朝阳产业?还是要有良好的政府资源?是企业雄厚的资金储备?还是一个高素质的管理团队?是一套完善的管理制度?还是清晰的发展战略以及优秀的执行力?

  不错,以上种种都非常重要。但是,经过认真考察自己在全球市场中的位置,并分析全球行业发展趋势和目前企业管理科学的发展趋势后,天狮集团确定了自己发展的助推器—知识管理。

  天狮集团知识管理部部长崔景玉

  全面推进知识管理

  天狮集团组建于1995年,是一家以生物高新产业为根本,兼顾金融、地产、教育、文化、物流等多项产业的大型国际企业。

  由于员工众多、分工细密,再加上地域的区格,公司总是不得已要重复浪费许多资源以及互相沟通的时间。由于无法彼此分享经验,各地公司经常耗费精力解决其它地区分公司曾经解决的问题,间接使得公司营运、产品研发、产品营销等各项成本增加不少。

  过去企业即使清楚存在这些问题,也无法真正有效解决,只能感叹无力可施。但是知识管理的引入给企业带来了全新的思路,于是天狮开始了艰难却富有成效的知识管理实施之路。

  启动知识管理项目

  要实施知识管理,首先要建立一个各地分公司员工都可以分享的知识管理系统。

  天狮集团的信息化起步并不算早,2002年底才决定正式启动。KM项目是系统集成的第一步,当时集团领导将OA定位为“知识管理办公自动化平台”,特别强调了实施知识管理的重要性。

  因此从一开始,天狮集团的KM项目就有了准确的定位。2003年上半年,KM项目组一直在为选型的事忙碌着,国


内有IBM、微软等OA平台的提供商,具体选择哪个系统平台来为自己实施,一直都困扰着他们。

  直到考察了深圳三九的案例后,才最终决定选择深圳蓝凌作为系统提供商和实施者。

  相对于其它的项目如ERP、CRM等,OA只是一个小项目,花费不大,但是OA之所以重要,是在于它是企业中每一个人每天都要用的,它虽然小,但触及面广,这决定了OA实施中的难点。对技术人员来说,更多的工作需要花在推广上。

  企业内部全面推广

  2003年7月,天狮的KM项目正式实施。从9月上线、11月推广以来,KM已经成为了天狮员工每天工作中必不可少的工具之一。

  高层的支持给了KM项目组更多的空间,推广开始后,天狮集团在办公大楼的楼梯口竖起了KM系统责任管理表,将各部门的实施责任都划分到了人头上。在公司各处都做了醒目的标识,提醒大家每天都上KM系统。

  集团高层领导也积极登录使用系统,推广的第一天便主动利用系统向员工们发出通知,起到了表率作用。

  天狮KM系统之所以得到快速的应用,还有一个重要因素,就是找准了切入点。

  实施系统,简单地说就是买个软件根据企业情况进行配置,但怎样使大家都乐意接受并使用才是重要的问题。

  针对这个问题,项目组想了很多方法。一开始,项目组上了30多个审批流程,但选择哪个流程作切入呢?

  通过流程梳理,项目组发现只有用车流程是所有部门都要用到的。原本用车流程是先经过部门负责人,再到集团办公室,最后再到车队。

  但是这样的话,审批时间太长,即使到了车队也可能已经无车可派。其实最了解用车需求的只有各部门自己和车队两个部门,根据企业实际情况对用车流程进行了梳理后,用车流程从部门负责人直接到达车队。流程的优化、效率的提升,促进了系统的广泛应用。

  在KM系统推广中,流程管理也发挥了重要作用,天狮集团设立了专人来监督和推进审批流程的过程。

  提交申请时,由流程管理部和申请人电话通知领导有业务审批需要处理,而领导也能够及时在自己的系统桌面看到审批申请。流程卡到哪个环节,在KM系统中都能清晰地显示出来。